Wohnungsübergabeprotokoll – Das gehört hinein

  • Es gibt keine Pflicht für Vermieter:innen und Mieter:innen, ein Wohnungsübergabeprotokoll zu erstellen.
  • Mieter:innen können auch ohne Zustimmung der Vermieter:innen ein solches Protokoll erstellen.
  • Für eine unkomplizierte Wohnungsübergabe hier Musterprotokoll kostenlos herunterladen.

Wofür gibt es das Wohnungs­übergabe­protokoll?

Im Wohnungsübergabeprotokoll können Mieter:innen und Vermieter:innen freiwillig den Zustand der Wohnung bei Einzug festhalten. Dies sorgt dafür, dass beim Auszug klar ist, welche Schäden bereits beim Einzug bestanden und welche Verschlechterungen des Zustands der Wohnung von den Mieter:innen behoben bzw. bezahlt werden müssen. Zudem werden in einem Wohnungsübergabeprotokoll auch alle Zählerstände und die Anzahl der übergebenen Schlüssel vermerkt.

Grundsätzlich gibt es keine Pflicht, ein Protokoll zur Wohnungsübergabe zu erstellen. Lediglich die Übergabe selbst ist verpflichtend. Weigern sich Vermieter:innen, ein solches Protokoll zu erstellen, können Mieter:innen dies auch auf eigene Faust tun. Wird auch die Unterzeichnung des Protokolls abgelehnt, sollten Sie einen unabhängigen Zeugen unterschreiben lassen. Vor Gericht ist ein Wohnungsübergabeprotokoll mit entsprechenden Nachweisen zulässig.

Hier Vorlage für Wohnungsübergabeprotokoll zum Herunterladen – in PDF- und Word-Format.

Wohnungs­übergabe: Was es zu beachten gibt

Die offizielle Übergabe einer Wohnung an neue Mieter:innen findet im Regelfall dann statt, wenn die ehemaligen Mieter:innen bereits offiziell ausgezogen sind. Es hat also bereits eine Wohnungsübergabe in die andere Richtung stattgefunden. Vermieter:innen haben den Zustand der Wohnung festgestellt, dokumentiert und geprüft, ob diese von den Mieter:innen besenrein hinterlassen wurde. Zudem fand die Übergabe aller vorhandenen Schlüssel an die Vermieter:innen statt.

Bei der Übergabe an Neumieter:innen muss nun festgehalten werden, welche Schäden bereits vor Einzug vorlagen, sodass diese nicht beim Auszug den aktuellen Mieter:innen angekreidet werden. Ebenso wird die Wohnung offiziell zum Einzug freigegeben und alle vorhandenen Schlüssel übergeben.

Wer muss dabei sein?

Für die mietende und vermietende Partei ist es verpflichtend, dass eine Wohnungsübergabe stattfindet. Dabei können sowohl Mieter:innen als auch Vermieter:innen durch andere Personen vertreten werden. Nicht selten übernimmt nicht der Eigentümer oder die Eigentümerin die Übergabe, sondern schickt Makler:innen oder Hausverwalter:innen, um die Übergabe abzuwickeln. Ebenso dürfen die neuen Mieter:innen bevollmächtigte Dritte zum Termin schicken. Es muss hierfür eine schriftliche Vollmacht vorliegen.

Wann muss die Übergabe stattfinden?

Vermieter:innen sind dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass die neuen Mieter:innen direkt zu Mietbeginn die Wohnung auch beziehen können. Ist dies nicht möglich, haben Mieter:innen das Recht auf eine Erstattung der entstandenen Kosten oder Schadensersatz. Fällt der Mietbeginn auf einen Sonn- oder Feiertag, kann sich der Einzug auf den nächsten Werktag verschieben.

Wie sollte der Zustand der Wohnung sein?

Ohne weitere Regelungen im Mietvertrag müssen Vormieter:innen das Objekt im besenreinen Zustand hinterlassen. Wurde im Mietvertrag jedoch festgelegt, dass die Wohnung in „sauberem Zustand“ oder „gereinigtem Zustand“ hinterlassen werden muss, müssen sich Mieter:innen daran halten. Neue Mieter:innen dürfen also eine weitere Reinigung fordern, wenn sich das Mietobjekt in einem schmutzigen Zustand befindet.

Besenrein beinhaltet den folgenden Zustand:

  • Böden müssen gesaugt bzw. gefegt worden sein
  • Kellerabteil muss frei von Spinnweben sein
  • Fenster müssen frei von groben Verschmutzungen sein
  • Küche und Bad sollten frei von Kalk- und Schmutzablagerungen sein
  • Küche und Kühlschrank müssen frei von Lebensmitteln und Essensresten sein

Das muss ins Wohnungs­übergabe­protokoll

Die Erstellung eines Protokolls zur Wohnungsübergabe ist für keine der beiden Parteien verpflichtend. Jedoch ist es hilfreich, um festzustellen, welche Schäden bereits beim Einzug vorlagen. Daher sollten Neumieter:innen sehr aufmerksam die Wohnung betrachten, um keine Mängel zu übersehen. Auch Kleinigkeiten dürfen hier an- und vermerkt werden, denn selbst Schönheitsreparaturen fallen in der Regel in den Verantwortungsbereich der Vermieter:innen. Je genauer das Wohnungsübergabeprotokoll bei Einzug geführt wurde, desto klarer können Schäden Ihrer Mietdauer bei Auszug zugeordnet werden.

Hier finden Sie eine kostenfreie Vorlage für ein Wohnungsübergabeprotokoll.

Folgende Punkte sind in einem Wohnungs­übergabe­protokoll festzuhalten:

Anzahl der Schlüssel (Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Kellerabteil etc.)

Aktueller Zählerstand (Wasser, Heizung, Strom)

Zustand der Türen, Fenster, Schlösser und Leisten

Zustand von Tapeten, Anstrich und Fußböden

Vorliegen von Schimmel- oder Ungezieferbefall

Tipp: Neutrale Person zur Wohnungsübergabe mitnehmen

Werden nicht alle Schäden im Wohnungsübergabeprotokoll aufgenommen, können Ihnen beim Auszug die Kosten für die Beseitigung bestimmter Mängel von der Kaution abgezogen werden. Um dies zu vermeiden, ist es ratsam, eine neutrale Person zur Wohnungsübergabe mitzunehmen, welche akkurat auf vorliegende Schäden achtet.

Wohnungsübergabeprotokoll zum Auszug

Das Protokoll, welches beim Einzug angefertigt wurde, wird beim Auszug wiederverwendet. Nun wird verglichen, welche Mängel bereits beim Einzug vorlagen und welche während des Mietzeitraums entstanden sind. Für größere Schäden, die nicht in die normale Abnutzung fallen, müssen Mieter:innen aufkommen.

Daher ist das Wohnungsübergabeprotokoll auch für die finale Abrechnung der Kaution wichtig. Denn die Beseitigung von Schäden kann den Mieter:innen von der hinterlegten Kaution abgezogen werden. Vermieter:innen zahlen dann nur noch die Differenz zwischen der beim Einzug eingezahlten Summe und der Kosten für die Mängelbeseitigung aus. Zusätzlich dürfen Vermieter:innen eine Sicherheitsreserve für etwaige Nebenkostennachzahlungen zurückbehalten.

Das passiert mit der Kaution

  • 1 Kaution wird bei Einzug hinterlegt (max. drei Monatskaltmieten)
  • 2 Kaution wird während der Anmietung einbehalten
  • 3 Schäden werden bei Wohnungsübergabe mit der Kaution verrechnet
  • 4 Übrige Kaution wird ausbezahlt

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Häufige Fragen zum Thema Wohnungs­übergabe­protokoll

Wann ist der beste Zeit­punkt, um ein Wohnungs­übergabe­protokoll zu erstellen?

Das Mietobjekt sollte leer geräumt sein und alle Renovierungsarbeiten sollten bereits abgeschlossen sein. Im Normalfall wird zu diesem Zeitpunkt die Wohnung eh an neue Mieter:innen übergeben. Sollten bei der Übergabe noch größere Schäden auffallen, die behoben werden müssen, kann auch ein neuer Termin zur Übergabe vereinbart werden. Ebenso kann die Schadensbeseitigung noch nachträglich im Protokoll vermerkt werden.

Wer erstellt das Wohnungs­übergabe­protokoll?

In der Regel bringen Vermieter:innen ein solches Protokoll zur Übergabe der Wohnung mit. Sie können dies aber auch vor dem Termin erfragen, sodass Sie ggf. vorbereitet wären. Wer das Protokoll führt, ist irrelevant. Hat der/die Vermieter:in kein Interesse an einem Übergabeprotokoll, können Sie dieses selbst bei der Übergabe anfertigen. Dann sollten Sie jedoch einen neutralen Zeugen dabei haben, welcher das Protokoll mit Ihnen unterschreiben kann.

Müssen die Schäden mit Fotos belegt werden?

Nein. Die Mängel, die beim Einzug bereits bestanden, können einfach schriftlich festgehalten werden. Jedoch kann es hilfreich sein, auch Fotos zu machen, damit das Ausmaß eines Schadens korrekt eingeschätzt werden kann.