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Fehlerhafte Nebenkostenabrechnung? – So bekommen Sie Ihr Geld zurück!

  • Die Nebenkostenabrechnungen beinhalten die umlagefähigen Betriebskosten.
  • Die meisten Nebenkostenabrechnungen haben inhaltliche oder formelle Fehler – eine Prüfung lohnt sich!
  • Bei inhaltlichen Fehlern kann nach § 556 Abs. 3 BGB innerhalb eines Jahres Widerspruch eingelegt werden.
Aktualisiert am 27.02.23

Vorgaben für die Nebenkostenabrechnung

Alljährlich kommt Mietern die gefürchtete Nebenkostenabrechnung ins Haus geflattert. Sie beinhaltet die umlagefähigen Betriebskosten. Diese können nach der Betriebskostenverordnung auf den Mieter umgelegt werden, wenn dies vertraglich vereinbart wurde. Betriebskosten können als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. Laut Gesetz dürfen Vorauszahlungen eine „angemessene Höhe“ nicht überschreiten. Die Abrechnung muss pünktlich vorliegen. Lässt sich der Vermieter mehr als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums damit Zeit, muss der Mieter diese nicht bezahlen.

Was gehört zu den Nebenkosten? Was gehört NICHT zu den Nebenkosten?
Heizung und Warmwasser (verbrauchsabhängig) Kosten für die Hausverwaltung
Hausmeister Reparatur- und Instandhaltungskosten
Strom in den gemeinschaftlich genutzten Räumlichkeiten Steuerberaterkosten
Grundsteuer Nebenkostenanteile für leerstehende Wohnungen 
Aufzugskosten Bank- und Kontogebühren
Müllabfuhr Neuanlage eines Gartens
Beleuchtungskosten Kosten für Wach- und Schließgesellschaft
Abwassergebühr für Schmutz- und Niederschlagswasser Säuberung der Dachrinne
Gartenpflege, Straßen- und Gebäudereinigung Fassadenreinigung 
Schornsteinfeger Installation von Feuerlöschern
Betriebsstrom und Wartung und Reinigung von gemeinschaftlich genutzten Waschmaschinen Fällen morscher Bäume 
Kosten für Verteileranlagen für Breitbandkabelnetz  Wartungskosten für die Gegensprechanlage
Versicherungen für das Gebäude (z.B. Elementarschäden und Haftpflicht) Rechtsschutzversicherung

Nebenkostenabrechnung oft fehlerhaft

Bei der Nebenkostenabrechnung sind zwei Arten von Fehlern zu unterscheiden: formelle und inhaltliche. Formfehler machen die Abrechnung ungültig und nichtig. Für den Mieter besteht keine Zahlungspflicht mehr. Daher lohnt es sich, die Abrechnung zunächst auf formelle Fehler hin zu überprüfen. Folgende Punkte müssen dabei beachtet werden:

  • der Abrechnungszeitraum muss korrekt angegeben werden
  • die Abrechnung muss innerhalb der Frist von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden
  • die Verteilerschlüssel müssen angegeben werden
  • die Gesamtnebenkosten müssen ausgewiesen werden
  • die Abrechnung muss übersichtlich und für einen Laien verständlich sein

Erfüllt die Nebenkostenabrechnung diese formellen Kriterien nicht, ist der Mieter nicht zur Zahlung verpflichtet und muss auch keinen Widerspruch einlegen. Bei inhaltlichen Fehlern verliert die Abrechnung dagegen nicht ihre Wirksamkeit. Der Mieter muss die Abrechnung prüfen und inhaltliche Fehler mittels eines schriftlichen Widerspruchs beanstanden. Tut er dies nicht, bleibt der Anspruch des Vermieters aus der fehlerhaften Abrechnung bestehen. Er kann sogar mittels eines Gerichtsverfahrens durchgesetzt werden. Die Widerspruchsfrist beträgt 12 Monate nach Zugang der Abrechnung. Ist die Frist verjährt, muss auch eine fehlerhafte Rechnung beglichen werden. Ist die Abrechnung formell und inhaltlich falsch, gibt es keine Fristen zu beachten. Beim Widerspruch gegen eine mutmaßlich fehlerhafte Nebenkostenabrechnung kann ein spezialisierter Fachanwalt helfen.

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Nachzahlungspflicht bei inhaltlichen Fehlern

Auch wenn der Mieter umgehend Widerspruch gegen eine inhaltlich fehlerhafte Abrechnung eingelegt hat, bezahlen muss er die Summe zunächst trotzdem. Und zwar innerhalb von 30 Tagen nach Zustellung. Denn der Vermieter hat mit dem Zugang der Abrechnung einen Zahlungsanspruch – unabhängig davon, ob inhaltliche Fehler vorliegen und noch korrigiert werden müssen. Liegen keine inhaltlichen und formellen Fehler vor und zahlt der Mieter dennoch nicht innerhalb der gesetzlichen Frist, sind nicht nur Verzugszinsen zu zahlen. Der Mieter riskiert auch eine außerordentliche fristlose Kündigung.

Muss ich für Kleinreparaturen zahlen?

Grundsätzlich gehören Kleinreparaturen zur Instandhaltungspflicht des Vermieters. Der Vermieter kann daher die Kosten für Kleinreparaturen nur vom Mieter zurückverlangen, wenn dies ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart wurde. Dabei muss eine angemessene Höchstgrenze festgelegt worden sein. Der Mieter muss außerdem lediglich die Kosten übernehmen, er muss die Reparaturen weder selbst veranlassen noch durchführen. Steht dazu allerdings nichts im Mietvertrag, gilt die allgemeine Regelung: Kleinreparaturen gehören zu den Instandsetzungen und können daher nicht als Nebenkosten umgelegt werden.

Kann ich haushaltsnahe Dienstleistungen von der Steuer absetzen?

Die Reinigung des Treppenhauses und der Winterdienst sind haushaltsnahe Dienstleistungen. Diese Posten aus der Nebenkostenabrechnung sind von der Steuer absetzbar. Steuerbegünstigt sind 20 Prozent. Der Höchstbetrag liegt bei 4.000 Euro. Haushaltsnahe Dienstleistungen sind auch dann absetzbar, wenn man sie nicht selbst in Auftrag gegeben hat, sondern die Hausverwaltung oder der Vermieter.

Wie bekomme ich mein Geld zurück?

Nach der Prüfung durch einen Anwalt sollte der Vermieter zunächst schriftlich über die Einwände gegen die Abrechnung informiert werden. Er hat nun Gelegenheit, sich zu äußern und Korrekturen vorzunehmen. Solange der Vermieter keine Korrektur vornimmt, darf der Mieter die Summe der Fehler bei künftigen Nebenkostenvorauszahlungen einbehalten. Die aktuelle Rechnung muss allerdings in voller Höhe innerhalb der Zahlungsfrist beglichen werden. Dabei kann, um auf Nummer sicher zu gehen, die Variante „Widerspruch und Zahlung unter Vorbehalt“ gewählt werden. Für seine Nachbesserungen hat der Vermieter 12 Monate Zeit. Ignoriert er seine Verpflichtung, kann ein Anwalt helfen, ein außergerichtliches Mahnschreiben auszustellen, in dem die Ansprüche geltend gemacht werden.

Im Alleingang Betrug anzunehmen und eine Strafanzeige zu stellen, empfiehlt sich nicht. Zunächst muss zweifelsfrei feststehen, dass tatsächlich ein Fehler vorliegt. Dazu muss dem Mieter seitens des Vermieters Akteneinsicht gewährt werden. Da oft Daten und Informationen fehlen oder schwer nachzuvollziehen sind, ist es schwierig, einen Betrug nachzuvollziehen und zu beweisen. Außerdem lässt sich meist nicht nachweisen, dass einzelne Posten absichtlich falsch angegeben wurden, denn eine Nebenkostenabrechnung ist auch für den Vermieter eine komplexe Angelegenheit.

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Häufig gestellte Fragen

Was benötigt ein Anwalt zur Prüfung meiner Nebenkostenabrechnung?

Da jede Nebenkostenabrechnung ein Einzelfall ist, sollte sich auf jeden Fall Hilfe durch einen Fachanwalt geholt werden. Zur Prüfung benötigt dieser immer den Mietvertrag und etwaige Nebenvereinbarungen.

Welche Belege benötige ich, um haushaltsnahe Dienstleistungen bei der Steuer anzugeben?

Wenn man die Hilfe nicht selbst beauftragt hat, genügt eine Kopie der Nebenkostenabrechnung.

Was, wenn sich herausstellt, dass meine Nebenkostenabrechnungen schon seit Jahren falsch waren?

Einwende gegen inhaltlich fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen haben nur innerhalb eines Jahres nach Zustellungsdatum Gültigkeit. Bei formellen Fehlern verjährt die Frist nicht.